Переход к проектному управлению
Объявление о формировании кадрового резерва на должности в Региональном проектном офисе вызвало большой интерес у граждан и, как следствие, огромное количество вопросов. Управление государственной гражданской службы и кадров Аппарата Администрации попытается кратко представить информацию о том, что же все-таки такое «Проектный офис», чем он занимается, каковы основные цели его создания. Полагаем, что данная информация ответит на многие вопросы, а также поможет достойно подготовиться тем, кто решил принять участие в данном конкурсе.
Традиционно в органах власти пересекались две модели работы и управления: процессная, которой подчинена текущая деятельность государственных служащих, и проектная, возникающая при появлении новых сложных задач и организации крупных мероприятий, на решение которых отводится ограниченное количество времени и финансовых ресурсов. Если текущая процессная деятельность укладывается в существующую организационную структуру, регламентирована нормативными актами и поддерживается информационными системами, то проектный подход формализован и тем более автоматизирован гораздо слабее.
Отличительные черты проектной деятельности:
Нацеленность на результат и ресурсные ограничения – у каждого проекта есть паспорт, в котором зафиксированы цель проекта, показатели, результаты, контрольные точки, бюджет. Паспорт проекта позволяет точно понять, что надо сделать, кто отвечает за результат и какие ресурсы выделены, - и появляется нацеленность на результат.
Планирование – одна из ключевых составляющих проектной деятельности. Планы проектов позволяют прочертить траекторию движения к цели, в результате каждый участник проекта знает, когда и что сделать, появляется ясность, собранность, предсказуемость, понимание цели.
Гибкость – в проектном управлении есть гибкость: есть критичные задачи и некритичные, есть возможность гибко менять планы. У проектной команды есть возможность управлять приоритетами и выполнять наиболее важные задачи, а не все сразу.
Проще межведомственное взаимодействие – руководитель проекта получает право в рамках проектной команды ставить задачи и давать поручения напрямую, а представители ведомств в команде проекта будут иметь полномочия принимать решения, а не проходить полные цепочки согласований.
Акцент на управление рисками, а не на реагирование на проблемы – в проектном управлении большое внимание уделяется управлению рисками и прогнозированию проблем, которые еще не случились, и выработке инструментов их предотвращения. Отчетность в рамках проектного управления – это во многом «отчетность за задачи будущего», оценка, есть ли риск невыполнения. Также есть система принятия решений о эскалации на тот уровень принятия решения, которого достаточно, чтобы разрешить риск. И в рамках проектного управления – это плановый режим.
Система мотивации – в паспорте проекта закреплены четкие и понятные всей команде цели, сроки и бюджет, если команда проекта эти цели достигает, уложившись в сроки и бюджет, то все получают проектные бонусы – таким образом все задействованные соисполнители оказываются в одной лодке, и даже межведомственная команда начинает работать сообща.
Решение о системном внедрении проектного управления в органах государственной власти в Российской Федерации было официально принято 30 июня 2016 года. В этот день Президент Российской Федерации подписал Указ № 306.
31 октября 2018 года принято Постановление Правительства РФ № 1288 «Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации». В Постановлении установлен порядок и функциональная структура организации проектной деятельности, определены единые подходы к проектной деятельности в Правительстве России, органы управления проектной деятельностью, последовательность действий, функции, полномочия и ответственность участников проектной деятельности в ходе инициирования, подготовки, реализации, мониторинга и завершения проектов.
Основными задачами Регионального проектного офиса являются:
1) организация обеспечения взаимодействия губернатора НАО и Администрации НАО с федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами в части касающейся реализации региональных проектов Ненецкого автономного округа, в частности в рамках Указа Президента РФ № 204 от 07.05.2018 (участие округа в национальных проектах);
2) обеспечение деятельности координационных, совещательных и иных рабочих органов при губернаторе НАО и Администрации НАО в области организации и осуществления проектной деятельности;
3) взаимодействие органами исполнительными власти Ненецкого автономного округа (ведомственными проектными офисами) в части разработки нормативного и методического обеспечения осуществления проектной деятельности;
4) содействие внедрению и развитию проектной деятельности на территории округа;
5) содействие эффективному взаимодействию исполнительных органов государственной власти округа с экспертным сообществом в процессе подготовки и принятия управленческих решений по вопросам проектного управления.
Основные функции Регионального проектного офиса:
1) Разрабатывает нормативные правовые акты НАО и методическую документацию по проектному управлению;
2) Инициирует проекты, направленные на реализацию стратегии социально-экономического развития НАО;
3) Осуществляет согласование предложений по проектам, проводит классификацию проектов;
4) Обеспечивает формирование и ведение реестра реализуемых проектов;
5) Формирует требования к управлению проектами и портфелями проектов;
6) Сопровождает реализацию проекта на всех этапах его жизненного цикла;
7) Оказывает консультационное содействие команде проекта;
8) Обеспечивает мониторинг реализации проектов, инициирует рассмотрение вопросов, требующих решений управляющего совета, кураторов и руководителей проектов;
9) Осуществляет контроль качества планирования проектной деятельности в части целей, направлений, контрольных точек и показателей выполнения мероприятий проекта;
10) Участвует в переговорах с инвесторами, связанных с инициированием проектов;
11) Координирует мероприятия по обучению и развитию компетенций участников проектной деятельности;
12) Формирует предложения по развитию проектной деятельности в НАО;
13) Обеспечивает деятельность управляющего совета;
14) Осуществляет деятельность, направленную на развитие информационной системы управления проектами;
15) Координирует работу по накоплению опыта и развитию профессиональной компетентности должностных лиц (работников) органов исполнительной власти НАО в сфере проектной деятельности;
16) Запрашивает у органов местного самоуправления НАО, исполнительной власти НАО, территориальных федеральных органов исполнительной власти НАО, организаций округа информацию по вопросам реализации проектов;
17) обеспечивает общую координацию реализации региональных проектов в Ненецком автономном округе;
18) осуществляет мониторинг реализации региональных проектов НАО;
19) предоставляет по запросу проектного офиса Правительства Российской Федерации аналитические и иные материалы в части реализации в Ненецком автономном округе национальных, федеральных и региональных проектов, а также иной информации по проектной деятельности;
20) участвует в контрольных мероприятиях, организованных проектным офисом Правительства Российской Федерации в отношении национальных, федеральных и региональных проектов;
21) осуществляет проверку и свод информации о реализации региональных проектов, направленных на достижение целей, показателей и результатов, выполнение задач федеральных проектов, участниками региональных проектов;
22) представляет руководителям региональных проектов предложения по оценке ключевых показателей эффективности деятельности участников региональных проектов, осуществляет свод и проверку данных по итогам оценки.
К руководителю и сотрудникам проектного офиса предъявляются следующие требования:
Ø навыки обработки, систематизации, анализа больших массивов данных;
Ø продвинутый пользователь Microsoft Excel, Microsoft Project, 1С: Предприятие;
Ø умение вести деловую переписку на высоком профессиональном уровне;
Ø свежий взгляд, гибкий ум, высокая личная эффективность, самоорганизация и организаторские навыки;
Ø высокая скорость работы;
Ø умение работать в режиме многозадачности;
Ø активность, инициатива, стремление к личному профессиональному развитию;
Ø лидерские качества, готовность брать ответственность за результат;
Ø готовность к изменениям и постоянному получению новых знаний;
Ø практические навыки бюджетирования, управления бюджетом (отсутствие страха перед крупными бюджетами);
Ø системное, стратегическое мышление, ориентация на результат, умение работать в ситуации высокой степени неопределенности и ненормированного графика, стрессоустойчивость, умение организовать работу в команде;
Ø способность самостоятельно принимать управленческие решения;
Ø навыки эффективной коммуникации и умение отстаивать точку зрения на разных уровнях управления, аргументированность и грамотная письменная и устная речь;
Ø высокий уровень подготовки представления идей для высшего руководства в формате презентаций.
Руководителю также желательно обладать следующими знаниями и умениями:
Ø знание основных методологий, стандартов и инструментов управления проектами и портфелями проектов;
Ø владение английским языком (иными иностранными языками);
Ø опыт руководства проектами;
Ø знания и навыки в области построения информационных систем и баз данных;
Ø умение адекватно оценить трудозатраты с учетом подходов к реализации проекта, ограничений и рисков.
Региональный проектный офис руководствуется в своей деятельности следующими нормативными правовыми актами:
Методические указания по разработке национальных проектов (программ)